Assistante administrative en hôtelerie
Description du poste
Afin d'accompagner le lancement d'une unité hoteliére 4★ à Beni Mellal, nous somme à la recherche d'une assistante administrative qui sera rattachée au Directeur Hôtel. 1. Mission principale L’Assistante Administrative assure le support administratif et documentaire de la Direction et des différents départements de l’hôtel. Elle est chargée de la préparation et de la mise en forme des documents, du classement, du suivi administratif, de la consolidation des informations, de la mise à jour des tableaux de suivi et de l’assistance à la préparation des rapports, plans d’action et présentations. Elle contribue à garantir une organisation administrative efficace, une documentation fiable et un suivi rigoureux des échéances. Activités du poste: 1) Responsabilités administratives · Assurer les travaux administratifs quotidiens. · Rédiger et mettre en forme les courriers professionnels. · Préparer les notes de service et communications internes. · Saisir, mettre à jour et contrôler les données administratives. · Préparer les dossiers demandés par la Direction. · Scanner, imprimer, copier et archiver les documents. · Assurer le classement physique et électronique. · Maintenir les dossiers administratifs à jour. · Assurer le suivi des documents nécessitant validation ou signature. · Respecter strictement la confidentialité des informations traitées. 2) Support à la Direction · Préparation des documents et dossiers de Direction. · Organisation et préparation des réunions. · Rédaction des comptes rendus. · Mise à jour des plans d’action. · Suivi des échéances et relances. · Préparation des rapports. Collecte et consolidation d’informations auprès des départements 3) Rédaction et mise en forme Préparer et mettre en forme professionnellement les rapports, procédures, SOP, fiches de poste, plans d’action, comptes rendus, tableaux de suivi, courriers, notes internes, présentations et documents de projet. Veiller à l’uniformité de la présentation et au respect des modèles documentaires 4) Suivi des plans d’action Suivre : Action – Responsable – Priorité – Date – Deadline – Statut – Commentaire 5) Support à la gestion de projet · Préparer les documents de projet. · Actualiser les plannings et Project Trackers. · Centraliser les informations et suivre les deadlines. · Préparer les comptes rendus et rapports d’avancement. · Classer les documents et consolider les informations communiquées par les responsables. · Le rôle est principalement un support administratif à la gestion de projet, la responsabilité décisionnelle restant auprès du Directeur ou du Project Manager. 6) Support aux départements Selon les besoins de la Direction, apporter un support administratif à Front Office, Housekeeping, F&B, Kitchen, Human Resources, Finance, Purchasing, Engineering et Sales & Marketing Profil recherché Formation : Bac+2 à Bac+5 en Gestion, Administration, Management, Secrétariat de Direction, Gestion de Projet ou formation équivalente. Expérience : une première expérience en administration, assistanat, secrétariat ou coordination est souhaitée. Une expérience dans le secteur hôtelier constitue un avantage. Compétences: Techniques : Word, Excel, PowerPoint, rédaction professionnelle, gestion documentaire, classement et archivage, reporting, suivi administratif, organisation de réunions et notions de gestion de projet. Comportementales : rigueur, organisation, discrétion, réactivité, ponctualité, autonomie, sens des priorités, esprit d’analyse, attention aux détails, respect des délais et bonne communication. Langues: Français : excellent niveau écrit et oral/ Arabe : maîtrise professionnelle. Anglais : niveau professionnel souhaité. Lieu du poste : En présentiel